Die versteckten Kosten beim Wechsel der Lademanagement-Software

Kurze Antwort

Die größten Kosten einer CPMS-Migration sind selten die, die im Preisangebot des Anbieters auftauchen. Anbindungsarbeit, interner Aufwand, Datenbereinigung, Ausfallrisiko und die Bedingungen für den Vertragsausstieg überraschen Betreiber regelmäßig und treiben das Migrationsbudget über die ersten Schätzungen. Einen belastbaren Geschäftsfall bauen Sie, indem Sie all das vorab einrechnen, statt es mitten im Projekt zu entdecken. Dieser Artikel behandelt die Kosten, die bei einem Plattformwechsel am häufigsten unterschätzt werden, samt der Fragen, mit denen Sie sie in der Anbieterbewertung sichtbar machen.

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Wenn Betreiber den Geschäftsfall für einen Wechsel der Lademanagement-Software aufstellen, beginnt das meist mit einem Vergleich der Lizenzgebühren. Dieser Vergleich zählt, erfasst aber nur einen Bruchteil dessen, was eine Migration tatsächlich kostet. Die Kosten, die darüber entscheiden, ob eine Migration im Budget bleibt oder es deutlich überschreitet, liegen woanders.

Das ist nicht eigen für das E-Laden. Software-Migrationen über alle Branchen hinweg bringen immer wieder Kosten zum Vorschein, die in der Bewertungsphase nicht sichtbar waren. Was die CPMS-Migration besonders prüfenswert macht, ist die betriebliche Abhängigkeit. Ihr Ladenetz muss während des gesamten Vorgangs weiterlaufen, was heißt: Die Kosten von Fehlern zeigen sich in fehlgeschlagenen Ladevorgängen und entgangenem Erlös, zusätzlich zu jeder Budgetüberschreitung.

Einen vollständigen Überblick über den Migrationsvorgang selbst gibt unser Leitfaden wie Sie Ihren Ladebetrieb migrieren, der jede Phase im Detail beschreibt. Dieser Artikel widmet sich gezielt der Frage, woher die Budgetüberraschungen meist kommen.

Die Kosten, die Betreiber regelmäßig unterschätzen

Neuaufbau der Anbindungen

Wenn Ihre aktuelle Plattform an Abrechnungssysteme, Zahlungsdienstleister, CRM-Werkzeuge, kundenseitige Apps oder Energiemanagement angebunden ist, muss jede dieser Verbindungen auf der neuen Plattform neu hergestellt werden. Was das kostet, hängt ganz davon ab, ob die neue Plattform fertige Konnektoren für die Systeme hat, die Sie nutzen.

Eine Plattform mit einer breiten Anbindungsbibliothek kann diese Kosten deutlich senken. Gibt es einen fertigen Konnektor, ist die Arbeit Konfiguration statt Entwicklung. Gibt es ihn nicht, wird daraus ein Projekt für eine eigene Anbindung, mit Umfang, Zeitplan und Kosten, die anfangs leicht unterschätzt werden.

Bevor Sie mit einem neuen Anbieter unterschreiben, kartieren Sie jede Anbindung, die Ihre aktuelle Plattform unterstützt, und prüfen Sie deren Status auf der neuen. Für Anbindungen, die eine Eigenentwicklung erfordern, holen Sie eine Aufwandsschätzung ein, bevor Sie Ihr Migrationsbudget festlegen. Mitten im Projekt zu erfahren, dass eine kritische Anbindung sechs Wochen Entwicklung braucht, ist ein häufiger und vermeidbarer Budgetschock.

Interner Aufwand

Eine Plattformmigration verlangt anhaltende Aufmerksamkeit Ihres Teams. Der Betrieb muss prüfen, dass die neue Plattform Ihre Abläufe korrekt abbildet. Technische Teams müssen die Ladestationen neu einrichten und die Anbindungen neu konfigurieren. Der kaufmännische Bereich muss bestätigen, dass Tarife, Abrechnungseinstellungen und Preisstrukturen korrekt übernommen wurden.

Diese Arbeit geschieht nicht kostenfrei neben dem normalen Betrieb. Jemand verbringt Zeit mit der Migration, die er sonst auf den laufenden Betrieb verwenden würde. In Betrieben mit knapper Besetzung heißt das entweder, die Migration zu verlangsamen oder vorübergehend an anderer Stelle Kapazität abzuziehen.

Ein realistischer Migrationsplan rechnet die internen Stunden ein, die das Projekt braucht, weist sie namentlich zu und bedenkt, was diese Personen währenddessen nicht tun. Den internen Aufwand als versunkenen Posten zu behandeln statt als echten Einsatz, führt zu Plänen, die auf dem Papier günstig aussehen und sich in der Praxis schmerzhaft anfühlen.

Datenbereinigung und Prüfung

Ihre aktuelle Plattform hält Jahre an Ladedaten, Konfigurationen der Ladestationen, Tarifstrukturen und womöglich Fahrer- oder Kontodaten. Diese Daten müssen exportiert, auf das Datenmodell der neuen Plattform abgebildet, bereinigt und geprüft werden, bevor sie importiert werden.

Theoretisch ist das unkompliziert. In der Praxis sind Exporte aus Altsystemen selten sauber. Ladedaten können Lücken oder Widersprüche haben. Konfigurationen der Ladestationen wurden über Standorte hinweg vielleicht ohne durchgängige Logik angelegt. Tarifstrukturen können historische Varianten angesammelt haben, die nicht mehr den aktuellen Preisen entsprechen.

Die Zeit, Daten vor dem Import zu bereinigen und zu prüfen, ist fast immer länger als die erste Schätzung. Planen Sie Puffer ein. Und fordern Sie früh in der Bewertung einen vollständigen Datenexport von Ihrem aktuellen Anbieter an, bevor Sie sich auf einen Zeitplan festgelegt haben, damit Sie die Qualität dessen prüfen können, womit Sie arbeiten.

Ausfallrisiko und Lücken im Ladebetrieb

Das Zeitfenster zwischen dem Trennen Ihrer Ladestationen von der alten Plattform und der Bestätigung, dass sie auf der neuen angebunden und betriebsbereit sind, trägt ein Erlösrisiko. Für ein öffentliches Ladenetz ist selbst eine kurze Lücke in der Verfügbarkeit ein kommerzielles Ereignis.

Wie groß dieses Risiko ist, hängt davon ab, wie die Migration geführt wird. Eine gut geplante Migration mit erprobtem Go-live-Vorgang und klarem Rückfallplan hält das Risiko klein. Eine Migration, die gehetzt, unterbesetzt oder schlecht mit dem neuen Anbieter abgestimmt ist, kann Lücken schaffen, die schwer und teuer zu schließen sind.

Fragen Sie Anbieter gezielt, wie sie das Go-live-Fenster steuern und wie ihr Vorgehen aussieht, wenn beim Umschalten etwas schiefgeht. Die Güte und Genauigkeit der Antwort ist ein verlässlicher Hinweis darauf, wie viel Migrationserfahrung der Anbieter wirklich hat.

Kosten des Vertragsausstiegs

Viele CPMS-Verträge enthalten Kündigungsfristen, Mindestlaufzeiten oder Klauseln zur vorzeitigen Kündigung, die einen Wechsel direkt verteuern. Diese Bedingungen werden zu Beginn der Beziehung vereinbart, wenn ein Wechsel hypothetisch wirkt, und werden erst real, wenn die Entscheidung gefallen ist.

Prüfen Sie Ihren aktuellen Vertrag genau, bevor Sie einen Migrationszeitplan festlegen. Kündigungsfristen von drei bis sechs Monaten sind üblich, und manche Verträge enthalten Klauseln, die eine fortlaufende Zahlung während der Kündigungsfrist verlangen, selbst wenn Sie schon auf eine neue Plattform gewechselt sind. Rechnen Sie diese Kosten in Ihr gesamtes Migrationsbudget ein und nutzen Sie die Erfahrung, um mit Ihrem neuen Anbieter günstigere Ausstiegsbedingungen auszuhandeln.

Schulung und betriebliche Umstellung

Eine neue Plattform bedeutet eine neue Oberfläche, neue Abläufe und neue Wege für Aufgaben, die Ihr Team heute wie von selbst erledigt. Die Zeit, bis Ihr Betrieb das neue System sicher beherrscht, ist ein echter Kostenpunkt, selbst wenn die neue Plattform mehr kann als die alte.

Dieser Kostenpunkt wird oft unterschätzt, weil er diffus ist: Er taucht nie als Position im Budget auf, zeigt sich aber in langsameren Reaktionszeiten, mehr Fehlern und mehr internen Supportanfragen in den Wochen nach dem Go-live. Ein strukturiertes Einarbeitungsprogramm, statt anzunehmen, das Team finde sich schon zurecht, verkürzt die Umstellung und mindert die betriebliche Wirkung.

Die am schwersten zu beziffernde Kostenfrage: auf der falschen Plattform bleiben

Jeder oben genannte Kostenpunkt ist real, und jeder ist begrenzt. Eine Migration hat einen Anfang und ein Ende, und die Kosten sind weitgehend sichtbar, wenn Sie früh genug danach suchen.

Die Kosten dafür, auf einer Plattform zu bleiben, die Ihren Betrieb nicht trägt, summieren sich anders. Jeder Monat auf einem System, das Behelfslösungen erzwingt, Ihre Anbindungen beschränkt oder Ladevorgänge scheitern lässt, hat eine kommerzielle Folge, die sich leise aufbaut. Sie erscheint selten als Budgetposten, zeigt sich aber in den Stunden, die Ihr Team mit Problemen verbringt, die die Plattform verhindern sollte, in den Anbindungen, die Ihr Betrieb nicht bauen kann, und in der Kundschaft, die ein schlechtes Erlebnis hatte und nicht wiederkommt.

Einen ehrlichen Geschäftsfall für die Migration zu bauen, heißt, beide Seiten der Rechnung auf den Tisch zu legen: was der Wechsel kostet und was das Bleiben kostet. Die erste Zahl ist leichter zu berechnen. Die zweite ist oft größer.

So bauen Sie ein Migrationsbudget, das hält

Ein belastbares CPMS-Migrationsbudget hat fünf Bestandteile: Anbieterkosten (Lizenzgebühren, Einarbeitung, Migrationsunterstützung), Anbindungsarbeit (fertige Konnektoren gegenüber Eigenentwicklung, je Anbindung kalkuliert), interner Aufwand (Stunden je Team, namentlich zugewiesen), Datenvorbereitung (Export, Bereinigung, Prüfung und Import) und Kosten des Vertragsausstiegs (Kündigungsfrist, etwaige Gebühren für vorzeitige Kündigung).

Jeder dieser Posten hat eine Spanne statt einer festen Zahl, und die Spanne hängt an den Entscheidungen, die Sie in der Bewertung treffen. Eine Plattform mit breiterer Anbindungsbibliothek senkt den Anbindungsposten. Ein Anbieter, der Migrationsunterstützung im Standardvertrag einschließt, senkt den Einarbeitungsposten. Ein Anbieter, dessen Preise an erfolgreiche Ladevorgänge statt an die Zahl der Ladestationen gekoppelt sind, verändert die laufende Kostenstruktur auf eine Weise, die sich mit der Zeit summiert.

Der Geschäftsfall für die Migration ist am stärksten, wenn er auf konkreten Zahlen statt auf Schätzungen ruht und wenn er ehrlich einrechnet, was die aktuelle Plattform den Betrieb kostet, neben dem, was die neue zur Einführung kosten wird.

Fazit

Eine Plattformmigration, die von Beginn an genau kalkuliert ist, ist ein beherrschbares Projekt. Die Betreiber, die in ernste Budgetüberschreitungen laufen, sind meist die, die nur die Lizenzkosten kalkuliert und angenommen haben, alles andere falle anteilig aus. Die versteckten Kosten früh sichtbar zu machen, bevor das Projekt startet, hält den Geschäftsfall ehrlich und die Migration im Plan.

eMabler ist eine Lademanagement-Plattform für Ladebetreiber in ganz Europa.

Wenn Sie einen Geschäftsfall für eine Plattformmigration bauen und das vollständige Kostenbild verstehen möchten, sprechen wir gern mit Ihnen.